Dreamteam of driemtiem

Door projectmanagement kunt u een hoeveelheid werk onderverdelen in projectteams.

Een project is eigenlijk niets meer dan een afgeronde hoeveelheid werk met een duidelijke begin- en eindsituatie, uit te voeren onder bekende omgevingscondities. Deze hoeveelheid werk dient binnen een bepaalde -geplande tijd- gereed te zijn. Hiertoe kunt u een projectteam inrichten bestaande uit competente medewerkers die in staat zijn, al dan niet met behulp van technische- en andere middelen, deze hoeveelheid werk tegen overeengekomen kosten en een gepland tijdstraject uit te voeren. Eigenlijk allemaal niet zo ingewikkeld. Waarom lopen zoveel projectkosten dan uit de hand en worden de gestelde tijdslimieten meestal niet gehaald? Ligt dit aan de bemensing of aan de complexiteit van het project? Wel, vaak is bij de start van het project nog veel onbekend. De details ontbreken meestal en er zijn teveel aanname’s. Het is dus zaak een project in de voorbereidingsfase alle aandacht te geven. Een goede voorbereiding is het halve werk. Verder is de samenstelling van de projectgroep van uitermate groot belang. Zijn het inderdaad competente mensen of is het toevallig ontstaan groepje goedwillende lieden die het wel ‘spannend’ vinden dit project uit te voeren? Is het een ‘dreamteam’ of een ‘driemtiem’?

Bij de projectvoorbereiding gaat het dus om het verkrijgen van zoveel mogelijk zekerheid en het onderzoeken van alle omstandigheden die kunnen leiden tot een succesvolle realisatie. Deze doelstelling moet worden vastgelegd in een startdocument, we noemen dit vaak het ‘projectstartplan’. Wat verwachten we precies van het projectteam? Hebben we alle zaken goed doordacht, kennen we de risico’s en wat zijn de voor- en nadelen? Om tot een goede aanpak te komen dient -bij de start- alle kennis en informatie beschikbaar te zijn. Deze fase slaat men, om tijdswille, vaak over. Men gaat gewoon van start? Van start met wat? Vaak is deze ondoordachte en onvoorbereide start de kiem van de mislukking. Maak dus een ‘studieplan’ waarin alle elementen van het project worden vastgelegd en stel deze beschikbaar aan alle teamleden. Bespreek met elkaar -vooraf- alle gestelde doelen. In dit plan worden uitspraken gedaan over doorlooptijden en kosten, maar ook aangaande de gewenste eindresultaten. Vervolgens kan het projectteam definiëren welke stappen noodzakelijk zijn en op welke wijze de taakverdeling moet plaatsvinden. Dit ‘definitieplan’ is de basis voor het project. Hierin staan alle belangrijke stappen en momenten beschreven. Verder worden in dit plan een inschattingen van de uit te voeren werkzaamheden en de onderlinge relaties tussen deze handelingen opgenomen. In dit ‘definitieplan’ zijn verder alle zaken rond kosten, noodzakelijke middelen, verantwoordingsmomenten, opleverdata en andere belangrijke criteria vastgesteld. Dit plan is eigenlijk de ‘overeenkomst’ tussen het projectteam en het management en is het ‘gereedschap’ om ‘go/no-go’s’ beslismomenten te bepalen. Kortom, als aan al deze voorwaarden is voldaan kan het project van start.

Veel voorbereiding zult u wellicht denken! Kunnen we nu eindelijk beginnen? Ja dat kan, alleen de bezetting van het projectteam nog even! Het valt of staat namelijk met de mensen die het project succesvol moeten realiseren. Er daar gaat het vaak mis. Hoe selecteren we de beste en meest capabele mensen? Zij maken namelijk het verschil.  Zijn dat lieden die het altijd en overal met elkaar eens zijn, een soort vriendengroepje? Nee, ik denk het niet. Juist de verschillen in geslacht, karakter en competentie kunnen voor mooie combinaties zorgen. Ook de leeftijden kunt u rustig mixen, een goed evenwicht tussen geestdrift, ervaring en bezadiging werkt perfect. Selecteer vooral op gedrag en houding en niet uitsluitend op ervaring en kennis. Mensen moeten in een project samenwerken. De rollen staan ten dele vast maar gaan zich gaandeweg het project ontwikkelen. Dan moet het allemaal kloppen. Er moet dus een diversiteit zijn aan karaktereigenschappen. Leiders, bouwers en sjouwers.  Met alleen ‘denken’ zal een project onrealiseerbaar zijn vanwege de tijd die al dat ‘denken’ in beslag neemt. Met alleen ‘doen’ worden wellicht ondoordacht beslissingen genomen die later weinig zinvol blijken te zijn. Alleen ‘leiden’ brengt het project niet in beweging maar zal stagnatie en schijndiscussie, overlegmomenten en overbodige bureaucratie op gang brengen. Leiders willen namelijk graag iets te ‘leiden’ hebben. En als u bij een projectuitvoering iets moet voorkomen dan is dit  het opnieuw overwegen van allerlei beslissingen. Vandaar de zorgvuldige voorbereiding. Bij de samenstelling van uw ‘dreamteam’ moeten dus allerlei afwegingen worden gemaakt. Belangrijk is dat u competente medewerkers die graag in teamverband werken weet te selecteren. Zij moeten ‘eigenaar’ van het project worden. Alle details en informatie moet beschikbaar zijn en op basis daarvan sluiten zij een ‘overeenkomst’ met elkaar en de ‘opdrachtgever’ om het project binnen de gestelde kosten en termijn te realiseren. Dan pas gaat die ‘afgeronde hoeveelheid werk’ tegen aanvaardbare kosten binnen de geplande termijn worden uitgevoerd!

In mijn adviespraktijk en binnen mijn werk als interim manager heb ik veel projecten zien slagen maar evenveel zien mislukken. Oorzaken: slechte voorbreiding en een slechte bezetting! Gevolgen: forse overschrijding van kosten en niet geraliseerde doelstellingen! Teleurstelling dus. Als u derhalve een ‘afgeronde hoeveelheid werk’ wilt laten uitvoeren door middel van een ‘project’ denk dan aan deze twee zaken. Een succesvolle projectrealisatie begint bij planning en eindigt bij oplevering. Tussen deze twee momenten gaat u meemaken of u gekozen heeft voor een ‘dreamteam’ of een ‘driemtiem’. En dan is het te laat. Van het ene gaat u namelijk lekker slapen en fijn dromen en van het andere ligt u nachtenlang wakker!

Klaasse&Klaasse Projectmanagement. Oók voor een gegarandeerd goede nachtrust!

www.klaasse-klaasse.nl  hans@klaasse-klaasse.nl

Reageer

Je kan deze tags gebruiken: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

Terug

© Hans Klaasse.