Accountant en revolutie

Wat hebben accountants en adviseurs op dit moment toch veel uitdagingen en kansen.

Ik was een tijdje geleden getuige van een demonstratie waar een relatief klein -maar zeer innovatief- softwarehouse een werksystematiek presenteerde voor administratie- en accountantskantoren waarbij alle commodity rond het ‘produceren’ van verantwoordingsinformatie op een geïntegreerde en efficiënte wijze tot stand komt. Ik schrijf bewust ‘produceren’ want boekhouden is een fabrieksproces geworden. Een procesmatige wijze van produceren. Waar is verantwoordingsinformatie eigenlijk voor nodig? Wel, dit is informatie die komt uit wat men vroeger ‘de boekhouding’ en de ‘salarisadministratie’ noemde. Deze informatie is noodzakelijk om bijvoorbeeld aangiften te kunnen doen, formulieren in te vullen van bijvoorbeeld het CBS, brancheverenigingen of andere overheidsinstanties. Maar ook de bank wenst graag een jaarrekening te ontvangen en vooral de fiscus eist een onderbouwing van de door u ingediende aangifte over uw inkomsten. Kortom er zijn allerlei ‘uitvragende partijen’ die op basis van ‘de boekhouding’ en de ‘salarisadministratie’ informatie krijgen. Vanuit één bestand dus: ‘de boekhouding’. Tegenwoordig verloopt deze verantwoording allemaal via electronische bestanden zoals SBR. Werkt u er al op zo’n efficiënte en kostenbesparende wijze mee? Alleen al de manier waarop deze informatie efficiënt en logisch tot stand wordt gebracht en met een simpele ‘muisklik’ en vanuit het geïntegreerde -big data- systeem de verschillende ‘verantwoordingen’ produceerde, verraste mij. Hier was over nagedacht. Ik heb veel moderne software en toepassingen gezien, maar dit klopte zo ontzettend. Geen losse pakketjes, overbodige handelingen, storingsgevoelige koppelingen en downloads, maar simpel, doeltreffende en foutloze detailinformatie vanuit één ‘big data’ bestand. Een ‘over de duim’ berekening gaf aan dat dit een tijdbesparing opleverde van minimaal 30% ten opzichte van andere ‘geïntegreerde oplossingen’. En dan vergelijken we het hierboven beschreven systeem met wat andere aanbieders ‘het nieuwste van het nieuwste’ of ‘state of the art’, noemen. Misschien is dat wel het enige negatieve punt. “Wat moeten we met al die mensen?” Maar dat is denken in problemen. Schakel over op denken in oplossingen. De sneltrein is in beweging en is niet meer te stoppen. Zo zie je maar, de tijd maar ook de ontwikkelingen gaan snel. Wat vandaag onmogelijk lijkt is morgen realiteit.

Waarom schakelen kantoren dan niet direct en massaal over op dit soort systemen? Wel, omdat men nu vaak met verouderde gekoppelde programmatuur en pakketten werkt lijkt het overschakelen op één efficiënt geïntegreerd systeem een financieel onaantrekkelijke optie. De tijd van het bezien van opties is echter aan het voorbij gaan. Er moeten besluiten worden genomen. Meedoen of blijven twijfelen vanwege eerdergenomen besluit. Is dat geen kapitaalsvernietiging? Nee, omdat dit soort nieuwe snelle geïntegreerde en efficiënte systemen zich snel terugverdienen is dit een onjuiste conclusie. Verder voelen veel ‘systeembeheerders’ en CIO’s het nú overschakelen op een nieuw systeem als een ‘nederlaag’. Men heeft in het verleden -klaarblijkelijk- op het oog de verkeerde beslissing genomen! Ook dit is weer een verkeerde conclusie. Hoe kun je met alle afwegingen en studies van toen, terwijl de organisatie door moet, verkeerde besluiten hebben genomen omdat je niet wist wat je nu wel weet? Kortom, het verder investeren in efficiënte systemen vraagt om een lange termijn visie. Willen administratiekantoren en accountants voor wat betreft commodity aan het roer blijven dan zullen zij nú moeten veranderen in denken en doen. Teveel wordt er nog traditioneel gedacht. Bulldozergedrag is aan de orde van de dag. Problemen voor je uit schuiven helpt niet de juiste oplossing te nemen. Voor wat betreft het administreren en verzamelen van verantwoordingsinformatie komen er andere internationale partijen op de markt die dit werk tegen écht lage prijzen gaan aanbieden. Het totale pakket, dus geen losse onderdelen of deeloplossingen. Deze ‘ondernemersontzorg-aanbieders’ nemen de taken over die traditioneel bij administratie en MKB accountantskantoren werden verricht. Met handjes én -jawel- een computer. Dit is geen fictie, maar dit staat ons te wachten, op korte termijn. Mits de branche -tijdig- een alternatief weet te bedenken! Maar dat vraagt om een transitie op alle beleidsterreinen, van werkprocessen en HR tot de wijze van communiceren met de klant. De traditionele kantoren zullen qua bezetting van commoditypersoneel met wellicht 40% tot 50% krimpen. Een schrikbeeld voor velen, een wake-up call voor hen die het begrijpen. De transitieperiode in het totale veranderingstraject moet snel en doeltreffend plaatsvinden. Consequent en doordacht moeten het nieuwe businessmodel en de werkprocessen opnieuw worden ingericht. Gevolg hiervan is dat klanten in ieder geval nog hun werkzaamheden bij de vertrouwde administrateur of accountant zullen continueren. De markt krimpt. Blijft u nog een speler? Weet u uw klanten nog te behouden? Tegen vaste prijzen welliswaar, zonder mappen, documenten, losse bonnetjes en formuliertjes, maar -bijna-ongemerkt -ontzorgend- zodat de ondernemer zich kan bezighouden met ondernemen.

Naast ‘verantwoordingsinformatie’ moet de accountant zich gaan concentreren op het beschikbaar stellen van ‘sturingsinformatie’ en de cijfers ‘achter de cijfers’ gaan aanbieden aan ondernemers. Ook hier heb ik de laatste weken sterke staaltjes van innovatief inzicht, entrepreneurschap en beroepsontwikkeling gezien. Dagelijkse informatie -uit hetzelfde systeem zoals hierboven beschreven- die bijdraagt aan het ontwikkelen van strategie en beleid. Dit kan productie, verkoop of personeelsbeleid zijn. Deze stuurinformatie kan bijvoorbeeld bestaan uit een overzicht hoe speciale verkoopacties worden ontvangen door de consument. Hoeveel en op welke plaatsen is er succesvol met deze actie is omgegaan? Hoeveel klanten zijn er geweest en wat hebben zij precies gekocht? Wie was de meest succesvolle medewerker? Detailinformatie die via apps en dashboards voor de ondernemer beschikbaar is. Benchmarking met een verdieping naar individuele prestaties. ‘Big data’ is ‘Big business’ aan het worden. Hoe meer vergelijkbare ‘verantwoordingsinformatie’ kan worden omgezet in ‘sturingsinformatie’ hoe belangrijker de administrateur of accountant is. Ook dit weer zonder extra kosten maar snel en efficiënt. Foutloos, actueel en beschikbaar om processen bij te sturen. De medewerker van een kantoor dat al op deze wijze werkt ziet iedere dag de prestaties van zijn klant. De klant had dit uiteraard die zelfde ochtend ook al gezien. Hij beschikt immers over een integraal beeld, de geleverde prestaties en behaalde resultaten van de vorige dag. Hoe zou het contact tussen de medewerker van dit kantoor met zijn klant verlopen, denkt u? Waar zouden deze (advies)gesprekken over gaan? Dat is wat anders dan bij de toelichtende bespreking op de jaarrekening 2012 vertellen hoe het in de maand mei van dat bewuste jaar is gegaan! Sturingsinformatie is naast sterk inhoudelijk en gedetaillleerd ook hoogst actueel. De ondernemer kan er iets mee, is erbij gebaat. Hij is in staat te sturen, te corrigeren, te stimuleren en zijn beleid aan te passen. En daar moet de innovatieve accountant het mee gaan winnen. Hier kan hij zich onderscheiden van de ‘nieuwe aanbieders’ van verantwoordingsinformatie. Dat vraagt echter wel een andere visie op boekhouding, administratievoering, informatiestromen en verslaglegging. Dat vraagt ondernemerschap van de accountant. Strategisch kan de accountant nu nog een keuze maken in welk segment, welke omvang en klantgroep hij zich zou kunnen specialiseren. Want ook dat zal steeds belangrijker worden. Echte en doorwrochte kennis hebben van de branche, de sector of specifieke bedrijfsactiviteiten. Ook dit vraagt weer een onorthodoxe visie op de toekomst, de beroepsuitoefening en een investering in het ‘nieuwe bedieningsconcept’.

Dat vraagt van de kantoorleiding aandacht en focus op de medewerkers. Dat moeten adviseurs zijn. Professionals die in het verlengde van de ‘stuurinformatie’ met nieuwe inzichten en gezichtspunten komen. Innovators en initiators. Niet iets dat zomaar als vanzelfsprekend zal worden opgepakt door de huidige bezetting van het kantoor. Immers, niet alle medewerkers bezitten van nature de juiste competenties, kennis en vaardigheden om een klant doelgericht en strategisch te adviseren. Denk niet te snel dat dit als vanzelf zal gebeuren. Een soort gewenningsproces. Nee, dan gaat het niet lukken. Test maar eens uit hoeveel het aandeel ‘advieswerk’ nu is binnen de urenregistratie van uw kantoor. Beschikken uw medewerkers aantoonbaar over de juiste proactieve houding en over voldoende adviesvaardigheden? De ‘nieuwe’ bezetting van een klantgericht adviserend accountantskantoor bestaat in de toekomst uit accountants, fiscalisten, bedrijfskundigen en organisatieadviseurs. Niet meer ‘urengedreven’ maar ‘prestatiegedreven’. Professionals die de klant op basis van de vertrouwde ‘verantwoordingsinformatie’ die door verrijking met andere gegevens en kennisbronnen ‘sturingsinformatie’ is geworden strategisch adviseren over optimalisatie van resultaten, bedrijfsvoering en continuïteit met betrekking tot waardetoevoeging en marktpositionering. Een turnaround op zich! Net zoals de wettelijke splitsing tussen de controlefunctie en de adviesfunctie van audit-accountants zal dit voor de ‘adviserende accountant’ nog de nodige voeten in de aarde hebben. En inmiddels weten we bij ondervinding: ‘slimmigheidjes’ helpen niet, acceptatie en veranderingsgezindheid wel! Maar dat vraagt wel een flexibele ‘geest’ en een heroriëntatie op het beroep en de wijze van praktijkvoering. Een uitdaging en een kans die zich maar één keer in het leven voordoet! En wat is die kans? Op een eenvoudige wijze informatie verzamelen, koppelen en verrijken – snel en efficiënt-, daarnaast dit op maat en specifiek ‘online’ dagelijks aanbieden aan de klant. Van boekhoudende accountant naar strategisch dataoperator.  Een ware revolutie!

www.stoele-partners.nl

 

Reageer

Je kan deze tags gebruiken: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

Terug

© Hans Klaasse.