Maak de balans op

“Op korte termijn ‘de balans’ opmaken en vervolgens een realistische strategie voor de lange termijn bedenken”. Dat was -in het kort- de boodschap die ik de ondernemer meegaf. Hij belde mij op met een warrig verhaal over allerlei tegenslag die plotsklaps op zijn weg was gekomen. Wat er precies allemaal aan de hand was werd mij niet duidelijk. Het was een veelvoud van allerlei stagnatie en escalatie. De man was duidelijk in paniek. Hij had het over debiteuren, krediteuren en onderhanden werk, slecht betalende klanten en verlieslatende opdrachten. Alles bij elkaar was het nu zover dat de bank dreigde met ingrijpen. “Waarom precies nu? Het gaat juist weer wat beter, het komt allemaal goed!” Afwisselend klonk hij desolaat en hoopvol. Moegestreden maar onverslaanbaar. “Heb je recente cijfers?”, was mijn vraag. Ja, die had hij wel maar hij moest er alleen nog nog ‘even’ naar kijken. Ik maakte maar een afspraak om eens langs te gaan.

Om een lang verhaal kort te maken. Uiteindelijk trof ik een berg ongeordende -zichzelf in details tegensprekende- informatie aan. Het is onvoorstelbaar dat ondernemers zolang kunnen overleven met zo weinig inzicht in de werkelijke gang van zaken. Echte betrouwbare en -vooral- volledige informatie ontbreekt. Alles leek vanuit de boekhouding wel te kloppen, maar dat is geschiedenis, daar hebben we ‘nú’ weinig aan om verstandige besluiten voor de toekomst te nemen. Actuele vitale dagelijkse informatie gestructureerd vastgelegd en gekoppeld aan de boekhouding, daar moet de moderne ondernemer over beschikken. Maar die was slechts mondjesmaat voor handen. Op losse blaadjes, in ‘mappen’ en op laptops werden de meest belangrijke dingen geschreven en los van elkaar bijgehouden. Inzicht in de voortgang en resultaten van de opdrachten werd in een aparte -niet gekoppelde- administratie bijgehouden door iemand die dit er duidelijk even ‘bij’ deed. Kortom een helder inzichtelijk en volledig beeld was niet aanwezig. En dat gaf natuurlijk ook de bank het onbehagelijke gevoel dat er geen betrouwbaar actueel inzicht was in de werkelijke gang van zaken. Terwijl het simpel een kwestie is om de ‘balans’ van nú op te maken.

Op basis van allerlei boekhoudkundige stukken en andere informatie liet ik een accountant snel deze actuele balans opmaken. Dat inzicht is onontbeerlijk. Wat is de huidige situatie en waar moeten we rekening meehouden? Om tot een lange termijn strategie te komen moet je uitgaan van de meest recente informatie. Deze strategie zou zich voorlopig in eerste instantie beperken tot een informatiestrategie. Hoe kunnen we zorgen dat we dagelijks een volledig en betrouwbaar inzicht krijgen in de bedrijfsvoering en de gang van zaken met betrekking tot de werken en de productie? Welke kosten zijn overbodig dus bespaarbaar en welke investeringen zijn noodzakelijk? Alleen op deze wijze zou de bank weer vertrouwen krijgen in de gang van zaken. Op deze wijze zou de ondernemer ook kunnen blijven investeren in de -volgens hem- veelbelovende toekomst. Met vereende krachten werd er gewerkt aan het verkrijgen van het juiste inzicht. Risico’s, voorzieningen en andere mee- en tegenvallers werden in kaart gebracht. Met behulp van de moderne IT toepassingen is dat eigenlijk een ‘fluitje van een cent’. Als snel kreeg ik de indruk dat de paniek deels te wijten was aan het ontbreken van informatie en soms het presenteren van verkeerde cijfers. Dit laatste niet bewust, maar de samenhang tussen de verschillende informatiebronnen ontbrak simpelweg. Maar mijn ervaring en gevoel vertelde mij dat de basis stevig genoeg zou blijken te zijn.

Dat vermoeden bleek juist. Er waren inderdaad wat tegenvallers die elkaar in een snel tempo opvolgden en daardoor het beeld gaven van escalatie van feiten die de continuïteit zouden doen wankelen. Dat viel achteraf allemaal mee. Natuurlijk was er averij opgelopen maar in de kern ging het hier om oplosbare problemen. Die werden ook opgelost. Daar is inzicht en discipline voor nodig. Doorzettingsvermogen en volhardendheid. Er werden plannen gemaakt voor de korte termijn. Meer stuurinformatie, meer overleg, een nieuwe structuur die recht deed aan de omvang van de onderneming en een bezuinigingsoperatie die de financiën weer in evenwicht moest brengen. In korte tijd werd ‘de balans’ opgemaakt. De situatie werd voor een ieder inzichtelijk en de informatievoorziening aan directie en bankier mocht weer het predicaat ‘volledig en betrouwbaar’ dragen. Transparantie hoort bij modern ondernemerschap en zal het commitment van de bankier vergroten. Vanuit deze positie keerde de rust weer enigzins terug. Maar rust roest, we moesten gaan werken aan een strategie en wel voor de lange termijn. We moesten weer toekomstgericht gaan denken.

Er werd door de ondernemer hard meegewerkt. Eenmaal de schrik weer te boven blonk hij uit in het formuleren van uitdagende doelstellingen en het bedenken van nieuwe oplossingen. Er kwam een missie en visie. Voor het eerst in de historie van het bedrijf werd er geanalyseerd en geformuleerd in de zin van: “Waarom doen we dit eigenlijk en kunnen we het in de toekomst beter doen?” Strategie is niets anders dan het bedenken van het pad dat moet leiden tot de realisatie van de gestelde doelen. Dat is ‘planmatig ondernemen!’ Er werd gekeken naar de externe omstandigheden, de veranderingen in de markt op korte- en lange termijn en de wijze waarop het bedrijf hierop kon anticiperen. Deze omgevingsanalyse werd met veel inzet en eensgezindheid gemaakt. Er bleken een aantal bedreigingen. maar ook een aantal unieke kansen te zijn die om een (re)actie vroegen. Anticiperend gedrag is strikt noodzakelijk voor een ondernemer en een onderneming. Vooruit kijken. Dat geeft ook de dagelijkse energie en de prikkel om positief te blijven, óók bij tegenslag. Niemand kan de toekomst voorspellen maar we kunnen wel rekening houden met trends, eigen waarnemingen en marktstudies.

Op deze wijze kwamen we uiteindelijk toe aan het bedenken van een strategisch plan voor de lange termijn. Hoe kan het bedrijf gezond en weerbaar de toekomst in? Het ‘verbeterpunt’ informatievoorziening lag -door de aanleiding- ver achter ons. We weten inmiddels per dag wat de stand van zaken is. Niks geen losse administraties meer, maar één geïntegreerd systeem dat daadwerkelijk stuurinformatie verschaft. Sturingsinformatie is noodzakelijk om zaken te corrigeren en doelstellingen bij te stellen. Een onderneming moet flexibel en bewegelijk zijn, dat eist de huidige tijd met haar vele, snel opvolgende en complexe veranderingen. Maar we moeten dan wel ondanks de flexibiliteit blijven vasthouden aan ‘het plan’ en de beweglijkheid niet laten leiden tot  het inslaan van allerlei zijwegen. Nee, het gaat meer om het ontdekken en bewandelen van nieuwe paden, het ontdekken van nieuwe gezichtspunten en inzichten waardoor het toekomstperspectief voor ogen blijft.

Zo kwam het door het -noodzakelijkerwijs- opmaken van ‘de balans’ tot het brengen van evenwicht in het stellen van een aantal korte termijn doelen en het bedenken van een strategie voor de langere termijn. De ondernemer had klaarblijkelijk deze wake-up call nodig. Maar een gewaarschuwd mens telt voor twee. Blijf dus niet steken in korte termijn denken en het ontberen van stuurinformatie omdat u denkt dat dit voor de lange termijn niet helpt. Als in de beschreven casus de bank zich -misschien wel ten onrechte- had teruggetrokken was er geen toekomst geweest voor de onderneming. Zorg dus voor inzichtelijke en betrouwbare informatie. En tegelijkertijd moet u doorgaan met ondernemen. “Ondernemen met een plan!” Ondernemen is zaken energiek oppakken, nieuw ideeën bedenken, lef tonen en initiatieven nemen. Nú weten wat er gisteren is gebeurd! Maar ook rekenen met de zaken die nog komen gaan. En daar is een lange termijn visie en strategie voor nodig, maar óók een financier die úw vertrouwen in de toekomst loyaal wenst te delen op basis van betrouwbare informatie, goed onderbouwde plannen en een innovatieve, inventieve en enthousiaste ondernemer.

hans@klaasse-klaasse.nl

Reageer

Je kan deze tags gebruiken: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

Terug

© Hans Klaasse.